Mỗi lần tham gia các kỳ hội chợ quốc tế, doanh nghiệp bỏ ra không ít chi phí, thời gian và nguồn lực. Do đó chúng ta cần phải khai thác tối đa và triệt để các chương trình này bởi nếu “không chuẩn bị hay chuẩn bị kém là chuẩn bị cho thất bại!”.

Trước khi đi, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt kiến thức và thông tin liên quan đến hội chợ, văn hóa quốc gia, ngôn ngữ, thói quen tiêu dùng, tập quán mua hàng và đối tượng khách hàng. Hơn nữa, doanh nghiệp cần nắm rõ các hạng mục sẽ được hỗ trợ tại hội chợ, những mục doanh nghiệp cần phải tự trang bị để tránh những việc cười ra nước mắt như hàng đông lạnh thì không có tủ đông, hàng nước uống thì không có tủ lạnh, hàng thực phẩm thì không có bếp để nấu hay hội chợ cấm không được nấu ăn... Ngoài ra doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ các nội dung để quảng bá, tiếp thị, các câu chào hàng cũng như huấn luyện nhân viên về kiến thức sản phẩm và phương thức bán hàng.

Rất nhiều doanh nghiệp không lường trước được quy mô hội chợ nên rơi vào thế bị động khi thiếu danh thiếp, brochure, tờ rơi... Thậm chí một số doanh nghiệp tham gia hội chợ tại Mỹ, châu Âu hay Nhật mà quên mang đồ vest, dẫn đến một hình ảnh cực kỳ thiếu chuyên nghiệp.

Hội chợ trên thế giới được tổ chức rất quy mô và chuyên nghiệp, ngay cả khách tham gia cũng rất chuyên nghiệp và có sự chuẩn bị kỹ càng. Các hội chợ này đều thu phí khách tham quan, thậm chí phí rất cao nếu không mua vé trước từ lâu. Hơn nữa khách tham quan đã có sự chuẩn bị chu đáo về các thông tin sản phẩm và doanh nghiệp tham gia hội chợ, và nhiều người đã có lịch hẹn để làm việc trước. Thông thường quy trình làm việc của các khách này rất bài bản và theo hệ thống, do đó các doanh nghiệp cần nắm vững để có cách trao đổi và thương lượng cho phù hợp. Rất nhiều doanh nghiệp đã nôn nóng chào hàng và báo giá ngay lần đầu gặp mặt, đây là điều không nên. Các hội chợ thường diễn ra ít nhất 4-5 ngày liên tục, do đó 1-2 ngày đầu tiên thường là nhân viên phụ trách mua hàng, tìm nguồn hàng đi dạo quanh các hội chợ. Tiếp đến là trưởng bộ phận sẽ trao đổi chi tiết hơn về giá cả, thông tin sản phẩm, giao nhận, bảo hành... Sau đó vào hai ngày cuối của hội chợ, người chủ doanh nghiệp sẽ đích thân đi tìm hàng, và chốt lại những điều khoản cuối cùng với người bán.

Tại các hội chợ lớn, ban tổ chức sẽ có những buổi huấn luyện, hội thảo, hội nghị chuyên đề trước và trong suốt quá trình diễn ra hội chợ. Rất nhiều doanh nghiệp của Việt Nam bỏ qua phần này, một phần vì quá bận và không đủ người để chuẩn bị và sắp xếp gian hàng, một phần cho rằng những kiến thức này không quan trọng với họ. Tuy nhiên đây là những lợi ích cộng thêm cho các doanh nghiệp tham gia hội chợ, và chi phí đã được tính vào tiền thuê gian hàng của các doanh nghiệp. Rất nhiều khách tham quan phải bỏ tiền để được tham gia huấn luyện hoặc được chia sẻ thông tin, trong khi doanh nghiệp của ta lại thường bỏ phí những chương trình như thế này.

Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp không nhận thức được rằng kỹ năng bán hàng trong các hội chợ quốc tế cũng cần phải được đào tạo một cách bài bản. Nhiều khách tham quan thậm chí còn không ghé vào doanh nghiệp của bạn chứ đừng nói là mua hàng. Và trong những hội chợ quốc tế, những doanh nghiệp có cùng sản phẩm hay dòng sản phẩm với doanh nghiệp của bạn là vài chục đến cả trăm doanh nghiệp, do đó làm thế nào để sản phẩm và doanh nghiệp của bạn thật sự ấn tượng với khách tham quan ngay lần đầu tiên là không hề dễ dàng.

Rất nhiều doanh nghiệp trong suốt quá trình tham gia hội chợ chỉ tập trung vào gian hàng của mình mà bỏ sót những việc có thể tối ưu hóa thời gian tham gia hội chợ.

Đầu tiên là các doanh nghiệp cần cho nhân viên đi làm khách tham quan trong hội chợ, để biết được độ lớn, quy mô, đối thủ cạnh tranh cùng ngành và những ưu nhược điểm của họ. Tiếp theo doanh nghiệp cần cử nhân viên tham gia các buổi huấn luyện, hội thảo, hội nghị chuyên đề để cập nhật thông tin về thị trường, sản phẩm và các xu hướng mới trong ngành. Rất nhiều doanh nghiệp của ta không cập nhật những xu hướng mới bắt đầu xuất hiện trên thế giới, dẫn đến chúng ta làm ra những sản phẩm tưởng chừng mới nhưng thực ra đã có trên thế giới rất lâu rồi. Ngoài ra các doanh nghiệp cần tranh thủ thời gian để tìm hiểu văn hóa và cuộc sống của quốc gia mình đang tham gia hội chợ, xây dựng mối quan hệ với cộng đồng Việt Nam tại nước ngoài...

Những hội chợ quốc tế thường diễn ra trong thời gian dài và với lưu lượng khách tham quan cực lớn, do đó những người đại diện doanh nghiệp đi hội chợ thường không đủ thời gian để nghỉ ngơi hay nhớ hết tất cả những khách hàng đã tham quan gian hàng của mình. Thậm chí nhiều người không nhớ nổi hay nhầm lẫn về yêu cầu cụ thể của từng khách hàng, dẫn tới việc đáp ứng sai và khách hàng cảm thấy mình không được tôn trọng. Do đó các doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống để ghi nhận thông tin khách hàng, có thể thực hiện bằng giấy, biểu mẫu hoặc nhập trực tiếp vào máy tính.

Rất nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng hội chợ kết thúc là chúng ta thở phào nhẹ nhõm và hết việc. Tuy nhiên chúng ta cần phải gửi lời cảm ơn đến tất cả khách hàng đã viếng thăm gian hàng, trao đổi thông tin và để lại danh thiếp. Đây là việc cực kỳ quan trọng, và là bước đầu tiên trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải đáp ứng nhanh và chính xác các yêu cầu của khách hàng, như gửi mẫu, gửi thông tin công ty, thông tin sản phẩm, danh sách khách hàng, báo giá, điều kiện thanh toán, ưu đãi, hậu mãi... Hơn nữa, doanh nghiệp cần phải duy trì mối quan hệ với khách càng lâu càng tốt, vì đa số khách hàng sẽ không mua hàng của bạn ngay từ lần gặp đầu tiên.

Mặt khác doanh nghiệp cần tự đánh giá lại kết quả đạt được của việc tham gia hội chợ lần này, để có sự chuẩn bị ngay cho lần tham gia kế tiếp. Nhiều hội chợ lên lịch đặt chỗ trước cho doanh nghiệp gần cả năm, nên nếu không có kế hoạch thì nguy cơ không đặt được chỗ hoặc phải đặt với chi phí khá cao là hoàn toàn có thể xảy ra.

Hiện nay Chính phủ, Cục Xúc tiến thương mại, các hiệp hội ngành nghề có rất nhiều chương trình ưu đãi cho các doanh nghiệp. Chính vì vậy các doanh nghiệp hãy tận dụng tối đa các chương trình này để giảm chi phí cho mỗi chuyến đi, đồng thời có thể đi được nhiều nơi hơn để tăng độ phủ của thương hiệu và sản phẩm.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cần phải liên kết lại với nhau để giảm chi phí cho mỗi đợt triển lãm. Việc này nhiều nước trên thế giới đã làm, thậm chí còn làm rất tốt. Chẳng hạn như trong Hội chợ Thực phẩm và Đồ uống quốc tế ANUGA 2015 do Hiệp hội Thực phẩm thương mại Cộng hòa Liên bang Đức (BVL) chủ trì, khi tôi được trực tiếp chứng kiến: Thái Lan có khu “Kitchen of the world - Nhà bếp của thế giới”, hay Philippines có “Taste by design - Nếm qua thiết kế”... còn Việt Nam thì chỉ xuất hiện ở các gian hàng nhỏ lẻ và rải rác khiến cho các gian hàng của Việt Nam chưa gây ấn tượng mạnh cho khách tham quan. Các trung tâm hội chợ lớn trên thế giới như Anuga (Đức), Siam (Paris), Foodex (Nhật Bản), Thaifest (Thái Lan), Gulfood (Dubai)... được thiết kế với không gian rất lớn và thu hút nhiều doanh nghiệp trên thế giới tham gia. Do đó các doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia triển lãm nên tập trung thành khu để tạo ấn tượng ban đầu, khách hàng dễ tìm kiếm, hơn nữa truyền thông được thông điệp của cả quốc gia cho khách quốc tế trong mỗi kỳ tham gia.

Nếu nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp, nhỏ và vừa cùng lúc tham gia hội chợ thì cách tốt nhất là tham gia cùng nhau, thuê chung một gian hàng, thuê chung một đội ngũ tiếp thị và bán hàng. Do có nhiều khách tham quan không biết chúng ta có những sản phẩm có thể đáp ứng tốt nhu cầu của họ, nếu mỗi gian hàng chỉ bán một mặt hàng thì rất lãng phí vì chúng ta chưa có thương hiệu. Đây là cách tối ưu để doanh nghiệp cộng hưởng, giảm chi phí, chia sẻ danh sách khách hàng, chia sẻ lợi ích cùng nhau.