Ai cũng chỉ có 24 giờ một ngày để sống và mỗi người lại lựa chọn những cách sống khác nhau. Có người dùng 24 giờ ấy để làm những công việc của một nhà quản trị cấp cao mà vẫn đảm bảo thời gian dành cho chính mình, nhưng cũng có những cá nhân lại cảm thấy 24 giờ là không đủ với họ. Nhìn thẳng vào sự thật thì có lẽ bạn không bận đến thế đâu, chỉ là bạn quản lý thời gian chưa hiệu quả. Hầu hết mọi người đều biết quản lý thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng để thành công, nhưng không phải ai cũng có thể kiểm soát được nó. Điều đó khiến họ gần như không thể hoàn thành kế hoạch mà mình đã đề ra dù đã cố gắng hết sức. Vậy bạn phải xử lý những công việc này như thế nào cho hoàn thiện trong thời gian tối ưu nhất? Ma trận EisenHower được nhắc đến như một chiến lược hiệu quả giúp bạn xác định điều gì quan trọng nhất và tối ưu hóa thời gian hiệu quả. Chúng ta hãy tìm hiểu kỹ hơn về ma trận này nhé.

Theo Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những việc quan trọng (Important) chứ không phải vào những thứ khẩn cấp (Urgent). Bạn nên nhớ rằng “Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng”. Để làm được điều này cũng như giảm tải áp lực của việc có quá nhiều công việc cần hoàn thành với thời gian cận kề thì Mô hình Quan trọng - Khẩn cấp sẽ giúp đỡ bạn khá nhiều. 

Ma trận Quan trọng - Khẩn cấp (Eisenhower) như sau: 

DO - Quan trọng và khẩn cấp 

Những công việc thuộc mục này buộc bạn phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp.

Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng, hỏng xe…

Đoán trước được thời điểm xảy ra: Kỷ niệm của công ty, ngày cưới, sinh nhật…

Các công việc tồn đọng do thói quen trì hoãn: Lịch gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình...

Đối với những người làm việc với khách hàng thì những công việc được xếp vào nhóm P1 chẳng hạn như khách hàng của bạn đang chăm sóc phát sinh nhu cầu và cần gấp thông tin vào ngày hôm sau. Có thể nói “khách hàng là thượng đế” luôn đúng và được áp dụng ở tất cả người làm dịch vụ và phục vụ khách hàng.

DECIDE - Quan trọng nhưng không khẩn cấp 

P2 không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm hết tất cả vì chúng quan trọng. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng làm nó lớn dần lên.

Chúng ta thường đặt những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp vào bên lề cuộc sống và tự nói rằng: “Mình sẽ thực hiện chúng vào một ngày nào đó, sau khi giải quyết toàn bộ mấy chuyện khẩn cấp”. Thậm chí, chúng ta còn trì hoãn việc tìm hiểu xem điều gì là quan trọng nhất đối với bản thân. Việc này thường lặp đi lặp lại như một chu kỳ mà trong đó, bạn chỉ giải quyết những công việc khẩn cấp nằm đầu danh sách. Chẳng hạn như xây dựng quy trình và hướng dẫn công việc cho nội bộ khi tiếp cận khách hàng. Đây là công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, vì được xem là dài hạn cần dành nhiều thời gian hơn.

Để giải quyết vấn đề này, bạn cần dẫn dắt cuộc sống của mình theo một cách chủ động: “Tôi sẽ dành thời gian cho những việc này dù cho có chuyện gì xảy ra đi chăng nữa”.

Đặc trưng các công việc ở nhóm này là chúng không có ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn, chỉ có điều, đều là công việc khẩn cấp.

Mọi người thường dành hầu hết thời gian cho những việc này bởi vì nghĩ rằng chúng quan trọng. Trên thực tế, nếu chú ý quan sát, bạn sẽ nhận ra chúng không phục vụ cho mục tiêu của chính mình, càng không giúp bạn tiến bộ hơn. Về lâu dài, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi và kiệt sức khi phải dành quá nhiều “thời gian chết” cho những hoạt động này. Nghiêm trọng hơn, nó thậm chí còn tạo cho bạn tâm lý bất mãn, khó chịu với người khác

Chẳng hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ, cafe mời khách hàng vì đang trong phòng họp; cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp hay tin nhắn từ bạn bè,...

Cách tốt nhất là giải quyết công việc này càng nhanh càng tốt hoặc có thể ủy quyền cho người khác làm đồng thời học cách “Say No” với những công việc ở nhóm P3 này khi không có quá nhiều thời gian cho công việc quan trọng.

Các công việc ở nhóm P4 này bạn nên dành thời gian tối thiểu nhất vì chúng thật sự không mang lại lợi ích hay giá trị đáng kể.

Chẳng hạn lướt facebook, xem video hài, phim ảnh, tin tức giật gân không chính thống hay buôn chuyện,... Hãy tự hỏi bản thân bạn có đang giành nhiều thời gian ở nhóm công việc này không? Và tốt nhất hãy kiên quyết chuyển sang công việc khác để tránh lãng phí thời gian nhé!

Cách phân bổ thời gian phù hợp với các cấp độ của ma trận Eisenhower

P1: ~15% – 20%

P2: ~60% – 65%

P3: ~10% – 15%

P4: < 5%

Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian phù hợp với những người có mục tiêu nhưng không bao giờ đạt được vì không có đủ thời gian. Với Eisenhower, bạn sẽ biết cách đánh giá lại các nhiệm vụ ưu tiên của mình. Đồng thời học cách tập trung vào những gì quan trọng hơn là sự khẩn cấp giả tạo. Bạn sẽ không bao giờ phải căng mình để giải quyết một mớ công việc hỗn độn nữa.