Trong bối cảnh kinh tế ngày càng khó khăn, việc tăng doanh thu không hề dễ dàng nên việc cắt giảm những sự lãng phí trở nên thiết yếu và cấp bách hơn bao giờ hết. Theo nghiên cứu của Nike, công ty hàng đầu thế giới về gia công và thuê ngoài, các công việc tạo ra giá trị gia tăng mà khách hàng sẵn sàng trả tiền cho doanh nghiệp chỉ chiếm từ 2-3% trong tổng số các công việc mà chúng ta đang làm mỗi ngày, phần lớn công việc còn lại không tạo ra giá trị gia tăng hay còn gọi là lãng phí. Theo phương thức doanh nghiệp tinh gọn (Lean Enterprise), trong bất kỳ doanh nghiệp nào (nhà máy, dịch vụ, bệnh viện, quán nước...) cũng tồn tại một trong những hoặc tất cả sự lãng phí sau đây, cần phải giảm thiểu hay loại bỏ nó.

Sản phẩm lỗi là các sản phẩm hay dịch vụ mà chúng ta làm bị sai hỏng. Trong doanh nghiệp, thông thường có bốn loại sản phẩm lỗi gồm sản phẩm lỗi do không đạt chất lượng, sản phẩm hạ mức chất lượng (downgrade), sản phẩm tái xử lý (rework) và sản phẩm bị xé bỏ (scrap). Một số ví dụ điển hình cho loại lãng phí này như báo cáo và bảng biểu bị sai thông tin, không điền đúng dữ liệu vào máy tính và báo cáo, sai kho chứa...

Sản xuất vượt quá số lượng yêu cầu là các sản phẩm, dịch vụ hay các công việc được thực hiện mà không thực sự cần thiết. Ví dụ như quá nhiều cuộc họp không cần thiết, thay vào đó có thể chia sẻ thông tin qua e-mail; quá nhiều biểu mẫu bị trùng lắp thông tin yêu cầu; quá nhiều sản phẩm được làm ra mà không mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng...

Chờ đợi (hay thời gian vô ích). Đây là lãng phí cực lớn trong doanh nghiệp. Ví dụ khách hàng phải chờ đợi cho quy trình dịch vụ của doanh nghiệp, chờ đợi phản hồi e-mail hay các báo cáo, nhân viên chờ đợi để sử dụng máy photocopy, máy in...

Sản phẩm hay dịch vụ được tạo ra nhưng không mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng và khách hàng không sẵn sàng trả tiền cho việc này. Ví dụ, các báo cáo được xem xét bởi quá nhiều cấp và nhiều người, chuyển các cuộc gọi điện thoại qua nhiều người, hoặc các miếng nhựa xe máy và ô tô được sơn ở cả mặt trong...

Vận chuyển là các sản phẩm hoặc dịch vụ được vận chuyển qua quá nhiều công đoạn từ nhà cung cấp đến khách hàng; hay khách hàng phải đi qua quá nhiều công đoạn để được phục vụ; hay khi vào một trang web, phải tốn quá nhiều lần nhấp chuột mới tìm được thông tin cần thiết...

Tồn kho là các nguyên vật liệu, bán thành phẩm, vật tư thay thế, thành phẩm còn tồn quá nhiều trong doanh nghiệp. Tất cả đều là tiền, vì thế, đừng dự trữ quá nhiều và không cần thiết. Ví dụ quá nhiều giấy tờ được lưu trữ nhưng không dùng đến, quá nhiều vật tư thay thế không dùng đến, hàng bán thành phẩm trên dây chuyền còn quá nhiều...

Không sử dụng nguồn lực sáng tạo. Đây là nguồn lãng phí vô cùng to lớn bao gồm các tài năng, các kỹ năng khác nhau của nhân viên và năng lực của toàn bộ đội ngũ trong doanh nghiệp... Ở Việt Nam, rất nhiều doanh nghiệp phát huy sức mạnh tối đa của nhân viên bảo vệ để gia tăng chất lượng dịch vụ khách hàng của mình, để tránh việc khách hàng bị loại ngay từ vòng giữ xe.

Không áp dụng công nghệ vào việc gia tăng năng suất lao động. Có nhiều doanh nghiệp cho rằng mình quá bận để áp dụng công nghệ mới. Điều này chẳng khác gì chúng ta chỉ luôn sử dụng những công nghệ, công cụ, phương thức lỗi thời và đi sau những doanh nghiệp cùng ngành đang dần dần áp dụng công nghệ vào doanh nghiệp của họ. Công nghệ ngày nay vừa có những cái đơn giản vừa có những cái phức tạp, tùy theo mô hình của doanh nghiệp để áp dụng công nghệ một cách tối ưu nhất.

Theo thống kê, hơn 50% các công việc trong doanh nghiệp hiện nay đã được các công ty thuê ngoài xử lý. Trên thực tế, hầu hết các công ty lớn mạnh trên thế giới đều thuê ngoài, vì “người giỏi không phải là người làm tất cả”. Chúng ta cần tập trung vào những việc mà chúng ta mạnh nhất, và nếu chúng ta không trực tiếp làm thì doanh nghiệp của chúng ta mất đi giá trị cốt lõi nhất. Đối với các công việc mà các đơn vị cung cấp dịch vụ có thể làm tốt hơn chúng ta rất nhiều thì nên thuê ngoài. Đã qua rồi cái thời mà doanh nghiệp doanh thu rất lớn với số lượng nhân viên đồ sộ. Thời nay, chúng ta dễ dàng bắt gặp doanh nghiệp không quá nhiều người nhưng lợi nhuận lại lớn, và họ đều sử dụng dịch vụ thuê ngoài.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phát triển năng lực để đánh giá và quản lý tốt chất lượng của các dịch vụ bên ngoài. Nếu doanh nghiệp không có được điều này, hãy tư duy “thuê ngoài đơn vị tư vấn” giúp doanh nghiệp thuê ngoài một cách tối ưu nhất.

Trước đây, chúng ta thường nghe đến khái niệm làm việc toàn thời gian (full-time) hay bán thời gian (part-time), nhưng gần đây hai khái niệm này không còn được sử dụng rộng rãi nữa, đặc biệt là với các doanh nghiệp khởi nghiệp.

Khởi đầu từ Zappos (doanh nghiệp bán giày hàng đầu ở Mỹ được Amazon mua lại với giá 1,2 tỉ đô la vào năm 2009), khái niệm làm việc “full-line” được ra đời và phổ biển như ngày hôm nay. Full-line là khái niệm làm việc được kết hợp giữa hai yếu tố là quản trị mục tiêu và quản lý hạn chót, mà không quan tâm đến việc nhân viên làm ở đâu hay làm như thế nào. Việc này sẽ kích thích tối đa sự sáng tạo của nhân viên bằng cách loại bỏ những ràng buộc khó chịu như chấm công, bị kẹt xe khi đi lại nơi làm việc...

Bên cạnh đó, việc tạo ra văn hóa doanh nghiệp giống chơi game (gamification) cũng là xu hướng tư duy mới. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp như Uber, Grab, Airbnb... đã tạo môi trường làm việc như chơi game để kích thích tất cả nhân viên làm với họ. Nhân viên lúc này như các “ông chủ” đích thực, họ tự động quyết định thời gian làm việc của mình, giờ làm cũng như giờ nghỉ, thu nhập không hạn chế, thu nhập vào tài khoản ngay khi xong giao dịch với khách hàng, nhân viên được hưởng lợi dựa trên dịch vụ khách hàng mà mình mang lại và được hưởng lợi chung với doanh nghiệp nếu doanh nghiệp phát triển... Với cách này, các doanh nghiệp đã không cần phải theo sát để nhắc nhở nhân viên hàng ngày nữa. Bên cạnh việc ứng dụng công nghệ vào hầu hết các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, thì việc theo dõi, kiểm soát, đánh giá, báo cáo của nhân viên và cấp quản lý trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, đó là yếu tố chính để phương thức “full-line” được vận hành thành công.

Năng suất lao động là sự kết hợp của rất nhiều yếu tố khác nhau, với tư duy đúng sẽ dẫn đến chiến lược đúng. Chiến lược đúng đắn sẽ giúp tạo ra hệ thống doanh nghiệp và quy trình vận hành đúng đắn, và điều này sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra “hàng rào” vững chắc để không phải ngày ngày đi giải quyết những sự vụ, sự việc.