Phương pháp luận là hệ thống nguyên tắc, là kim chỉ nam để doanh nghiệp có thể thực hiện mục tiêu nhất định. Hiện nay, phương pháp luận Operational Excellence được nhiều tập đoàn lớn trên thế giới tin tưởng và áp dụng nhờ vào những tư duy tuyệt vời của nó. 

Cùng John&Partners đi tìm hiểu kỹ hơn về Phương pháp luận Operational Excellence nhé!

Operational Excellence là gì?

Operational excellence (OE) là một phương pháp luận (methodology) và tư duy (mindset) hướng tới việc tối ưu cấu trúc vận hành doanh nghiệp. OE là một khái niệm được sử dụng rộng rãi trên thế giới và ngoài áp dụng trong doanh nghiệp, OE được rất nhiều quốc gia phát triển áp dụng trong cả những lĩnh vực về xã hội, xây dựng, hạ tầng, dịch vụ công…

Tại sao thay đổi Tư duy sẽ dẫn tới những thay đổi về quy trình và vận hành? 

Tại sao thay đổi Tư duy sẽ dẫn tới những thay đổi về quy trình và vận hành?  Đây là câu hỏi mà nhiều nhà quản trị quan tâm, vậy chúng ta hãy lấy ví dụ về Uber và Taxi VinaSun để có lời giải đáp cho thắc mắc này:

Vinasun muốn trở thành một công ty vận tải lớn thì Vinasun sẽ cần đầu tư (hoặc hợp tác đầu tư) thật nhiều xe. Sau đó, công ty tuyển đại lý và xây dựng hệ thống quản lý xe, tổng đài, đào tạo, bãi đậu xe…. Như vậy, Vinasun sẽ phải quyết quyết bài toán về vận hành tổng đài, về số lượng xe và về tuyển dụng tài xế. Với đội ngũ đông đảo nhân viên, Vinasun cũng sẽ cần đội ngũ nhân sự, hành chính và quản lý đông đảo tương ứng.

Tuy nhiên, với tư duy khác Vinasun, Uber không cần thuê xe mà hợp tác với các tài xế. Bằng cách kết nối tài xế với khách hàng qua phần mềm, Uber không sở hữu bất cứ chiếc xe nào và sự liên lạc giữa tài xế và khách hàng không cần qua trung gian là tổng đài. Do đó, Uber không cần phải có tổng đài điều xe. Lúc này Uber tập trung tối ưu phần mềm, gia tăng các dòng doanh thu (uber eat/ vận chuyển…) và tìm cách để có nhiều khách hàng và tài xế hơn thông qua hoạt động marketing. Do đó, nhân sự của Uber sẽ tập trung và phát triển ứng dụng, R&D và marketing.

Qua ví dụ này, ta thấy được từ sự khác nhau về tư duy đã dẫn tới sự khác nhau về chiến lược, hệ thống quản trị, các quy trình và cách thức doanh nghiệp vận hành.

Sáu trụ cột của Operational Excellence

Hiện nay, Operational Excellence có sáu trụ cột chính. Tuy nhiên, với quá trình phát triển liên tục về kiến thức quản trị, rất có thể những trụ cột mới của OE sẽ được bổ sung. Tuy nhiên, sáu trụ cột quan trọng của OE hiện nay là:

Lean - Tinh gọn: tinh gọn là một tư duy và phương pháp giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua việc loại bỏ lãng phí. Có rất nhiều công cụ trong Lean có thể sử dụng như: 5S, quản lý trực quan, Poka yoke, Just in Time, QHSE… Lean đầu tiên được Toyota giới thiệu đến cộng đồng trong cuốn the Toyota Way và sau đó Lean được cộng đồng cùng phát triển và mở rộng ra nhiều công cụ và nhiều lĩnh vực khác như: Lean Banking, Lean Start Up, Lean restaurant…

Six Sigma - Quản trị chất lượng: đây là công cụ nhằm bảo đảm chất lượng của sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Sigma level được hiểu là số lượng sản phẩm dịch vụ bị lỗi trên một triệu sản phẩm (Defects Per Million Opportunities). Sigma level thể hiện chất lượng cam kết của doanh nghiệp và đâu đó tương đồng với chi phí bỏ ra và thể hiện sự ổn định trong một ngưỡng nhất định. Ví dụ: Sigma level của các ngành nghề có sự chính xác cao (ví dụ như điện thoại di động chất lượng cao) là 6 sigma, có nghĩa là một triệu chiếc điện thoại thì sẽ có khả năng sai khoảng vài cái. Ví dụ: trong trường hợp cụ thể của điện thoại Samsung Galaxy Note 7 bị nổ pin. Trong số 2.5 triệu chiến điện thoại, đã có 92 chiến bị nổ pin, như vậy một triệu chiếc sẽ có khoảng 36 chiến lỗi và tỷ lệ sigma là gần 6.

Tương tự với một ngành nghề không cần đòi hỏi sự chính xác quá cao như ngành hàng tiêu dùng nhanh (nước mắm, mì gói, uống ngọt…) thì mức độ sigma level chỉ cần 3 sigma. Tương đương độ sai lệch có thể tới 66 ngàn sản phẩm lỗi cho 1 triệu sản phẩm sản xuất.

Xây dựng môi trường làm việc hiệu quả cao - Bộ công cụ xây dựng các hoạt động nhân sự nhằm giúp cho doanh nghiệp có một môi trường làm việc hiệu quả cao: Khung năng lực, ma trận kỹ năng, Khung lương, đánh giá khoảng cách nhân sự, đánh giá hiệu quả công việc, xây dựng học viện và lộ trình đào tạo cho nhân sự… Thông qua các hoạt động này doanh nghiệp sẽ giảm sự phụ thuộc vào từng cá nhân và hướng việc đào tạo, chế độ đãi ngộ hướng tới hoàn thành chiến lược doanh nghiệp.

Tối ưu chuỗi giá trị - Bộ công cụ tối ưu chuỗi giá trị giúp cho doanh nghiệp có góc nhìn tổng quan (bức tranh lớn) về những hoạt động của doanh nghiệp như: xây dựng SIPOC, xây dựng và tối ưu Value Stream Mapping, phân tích VOC để tìm các nhu cầu thực sự của khách hàng, tối ưu quy trình và áp dụng các công cụ phân tích trong hoạt động cải tiến hàng ngày.

Đổi mới sáng tạo - những hoạt động và những bộ công cụ hướng tới việc đổi mới sáng tạo nhằm tạo ra những giá trị lớn cho khách hàng (mà khách hàng sẵn sàng trả tiền) với chi phí thấp.

Trải nghiệm khách hàng là phễu hứng các kết quả của các hoạt động doanh nghiệp sau khi xây dựng 5 trụ cột của OE. Trải nghiệm khách hàng tuyệt vời sẽ giúp cho khách hàng sẵn sàng trả tiền cao hơn, theo khảo sát, 86% người dùng cho biết sẵn sàng trả tiền cao hơn cho trải nghiệm tốt hơn. Việc xây dựng trải nghiệm khách hàng sẽ đi kèm với các công cụ đo lường cải tiến các hoạt động vận hành, bảo đảm chất lượng và cải tiến.

Với sáu trụ cột này, doanh nghiệp có thể từng bước nâng cao năng lực quản trị của mình để có tư duy và chiến lược liên tục được cập nhật. Operational Excellence là phương pháp luận được áp dụng và cập nhật liên tục bởi các chuyên gia hàng đầu tại các tổ chức như: Hiệp hội chất lượng Hoa Kỳ, Hiệp hội năng suất Nhật Bản. Doanh nghiệp có thể đo lường mức độ trưởng thành của mình thông qua việc đánh giá áp dụng Operational Excellence. 

Phương pháp luận Operational Excellence đã góp phần mang đến những thành công nhất định cho nhiều tập đoàn lớn trên thế giới. Có thể nhận định rằng đây chính là đòn bẩy hỗ trợ cho các doanh nghiệp phát triển tốt. Tìm hiểu kỹ hơn về phương pháp luận tuyệt vời này tại John&Partners ngay để không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào nhé!