Tìm hiểu Lean Six Sigma?

Lean Six Sigma được hiểu như là những phương pháp, công cụ cải tiến giúp tối đa hóa sự hài lòng của bệnh nhân, nhân viên y tế nhằm ngăn chặn rủi ro sai sót về mức thấp nhất, mang lại mức an toàn rất cao cho người bệnh và nhân viên y tế; đồng thời tối ưu chi phí vận hành cho tổ chức thông qua hoạt động loại trừ lãng phí như những quy trình, công việc thừa không cần thiết, chờ đợi không cần thiết, di chuyển, thao tác không cần thiết, làm sai phải làm đi làm lại…

Ứng dụng Lean Six Sigma trong Y tế

Cách tiếp cận của Six Sigma trong chất lượng dựa trên nguyên lý trọng tâm là giảm và ngăn chặn dao động (variation) trong suốt quá trình tạo ra đầu ra chất lượng. Trong y tế, chất lượng lâm sàng kém (sai sót, nhầm lẫn, chậm trễ, tốn kém …) gây ra bởi rất nhiều yếu tố hệ thống tác động và tạo ra sự dao động vô cùng phức tạp, trộn lẫn các yếu tố vật lý và con người. Cho nên, để phát hiện ra nguồn tạo nên dao động, và ngăn chặn hiệu quả, cần những phương pháp kỹ thuật phân tích khoa học, đặc biệt là cách thức khai thác dữ liệu vận hành. Chi phí do chất lượng lâm sàng kém gây ra không hề nhỏ, nó làm kiệt quệ người bệnh, và kiệt quệ nguồn lực của bệnh viện (khoảng 30% nguồn lực của bệnh viện dành cho giải quyết hậu quả do chất lượng lâm sàng kém gây ra, và khoảng 40% chi phí của người bệnh gia tăng do chất lượng lâm sàng kém gây ra).

Hãy làm một phép so sánh giữa năng lực của hoạt động phẫu thuật trong bệnh viện điển hình với năng lực là 3.8 Sigma với việc đạt được năng lực là 6 Sigma. Trong đó, với năng lực 3.8 Sigma, 5000 ca phẫu thuật thất bại hàng tuần tính trung bình trên cả thế giới. Nhưng, với năng lực 6 Sigma, hàng tuần chỉ 1,7 ca phẫu thuật thất bại.

Trong lĩnh vực xét nghiệm, ứng dụng kỹ thuật 6 Sigma giúp mang lại kết quả xét nghiệm gần như chính xác tuyệt đối cho bệnh nhân. Six Sigma được chia thành 6 cấp độ tương ứng với tỷ lệ sai sót giảm dần. Kết quả này giúp đảm bảo bệnh nhân được chẩn đoán chính xác và điều trị đúng. Việc ứng dụng Lean Six Sigma đã giúp rút ngắn quy trình xét nghiệm một cách khoa học từ 122 bước còn 86 bước mà vẫn đảm bảo đáp ứng tuyệt đối các yêu cầu nghiêm ngặt của quy trình, giảm thời gian trả kết quả xuống 42% so với trước đó tiết kiệm thời gian chờ đợi của bệnh nhân từ 2 giờ xuống còn 1 giờ 10 phút. Qua đó, tỷ lệ hài lòng của bệnh nhân tăng lên 99%, đồng thời tiết kiệm nhiều chi phí hằng năm cho bệnh viện.

Sự tích hợp Lean và Six Sigma trong y tế giúp một bệnh viện có thể tạo nên một thành quả (performance) không tưởng:

• FASTER - NHANH HƠN: nhanh hơn, do các quá trình được loại bỏ những hoạt động không tạo ra giá trị một cách hiệu quả.
• BETTER - TỐT HƠN: giảm và ngăn chặn được sự dao động, từ đó giảm sai lỗi, giảm nguy hại đến bệnh nhân và nhân viên y tế.
• CHEAPER - RẺ HƠN: giảm được chi phí do chất lượng lâm sàng kém gây ra, giảm tiêu tốn nguồn lực cho những hoạt động không tạo ra giá trị.

Quá trình triển khai Lean Six Sigma trong bệnh viện là quá trình hình thành:

• VĂN HÓA CHẤT LƯỢNG bao gồm: văn hóa lấy người bệnh làm trung tâm, văn hóa không đổ lỗi và truy tìm tận cùng nguyên nhân gốc rễ;
• VĂN HÓA AN TOÀN bao gồm: văn hóa không bỏ qua những dao động sai biệt nhỏ nhưng gây nguy hiểm, văn hóa ngăn chặn từ gốc;
• Và cuối cùng là VĂN HÓA CẢI TIẾN LIÊN TỤC, cải tiến như là một công việc thường quy, cải tiến như là hơi thở, cải tiến là một niềm vui thú vị của một nhóm người.

Thay đổi được 03 loại văn hóa trên trong một bệnh viện là một thước đo thành công cho một đội ngũ lãnh đạo và quản lý. Nó làm nền tảng vững chắc cho một quá trình phát triển BỀN VỮNG.

Thực tế ứng dụng Lean Six Sigma tại các bệnh viện

Hiện nay đại dịch COVID-19 đã mang đến cho thế giới những thách thức lớn rất lớn. Trong bối cảnh này, thách thức lớn nhất trong ngắn hạn là làm sao để đưa ra giải pháp mở rộng công suất bệnh viện một cách nhanh chóng để đáp ứng sự gia tăng của bệnh nhân COVID-19. Ví dụ, Tại Mỹ có khoảng 6.200 bệnh viện trải khắp các tiểu bang với 800.000 giường bệnh. Năm 2020, những chiếc giường này đã hỗ trợ khoảng 35 triệu lượt bệnh nhân. Ngay cả trong những lúc tốt nhất cũng cho thấy có thể có thêm hàng triệu người cần được chăm sóc tại bệnh viện từ COVID-19. Một mối quan tâm khác là trong khi thời gian lưu trú trung bình là 4 ngày trong bệnh viện, bệnh nhân COVID-19 trung bình là 12 ngày. Lean Six Sigma (LSS) có các công cụ và phương pháp có thể giúp mở rộng đáng kể công suất bệnh viện từ 20% lên đến 30%. Thêm vào đó, điều này có thể được thực hiện mà không cần thêm nhân sự và nguồn lực vật chất. Nó cũng có thể được thực hiện trong vài tuần với việc triển khai các nhóm dự án LSS chiến lược. Hai công cụ trong LSS được áp dụng như Value Stream Map (VSM) và Theory of Constraints (TOC). Đây là công cụ cực kỳ đơn giản, dễ thực hiện nhưng khi áp dụng nó vào hoạt động cải tiến của doanh nghiệp thì hiệu quả mang lại thực sự rất lớn. Tất cả mọi quy trình, mọi ngành nghề kinh doanh đều có thể sử dụng VSM và TOC để phân tích được hiện trạng, những “bottle neck”, những cơ hội và thậm chí là xu hướng của cả một doanh nghiệp.

Hiện nay, trong khu ICU dành cho bệnh nhân Covid của một bệnh viện lớn tại Hồ Chí Minh có 22 giường bệnh, nếu như áp dụng đúng 6 sigma thì với 1 triệu người được chữa trị chỉ có khoảng 3 người không qua khỏi. Trong khi đó nếu không áp dụng được 6 sigma hiệu quả thì sẽ mang đến nhiều ca thất bại, chỉ với chênh lệch 0.5 sigma, tức là từ 6 sigma xuống còn 5,5 sigma thì sẽ có 32 ca thất bại. Chính vì vậy việc áp dụng 6 sigma vào bệnh viện đúng và hiệu quả cực kỳ quan trọng. 

Ngoài ra tại Việt Nam vào năm 2020 vừa qua có ca phẫu thuật tách dính dành cho 2 bé sinh đôi Diệu Nhi và Trúc Nhi là điển hình của việc áp dụng rất thành công Lean six sigma. Bên cạnh việc áp dụng những công nghệ tiên tiến của thời đại và cả cải tiến về quy trình, cách vận hành, cách điều phối, quản lý, phân bổ được áp dụng cho từng chi tiết nhỏ nhất trong ca mổ nhằm tối ưu hóa và giảm thiểu triệt để những rủi ro hoặc phát sinh ngoài ý muốn.

Các bước thực hiện Lean6sigma được áp dụng như tuân thủ theo chu trình cải tiến D.M.A.I.C:

• Bước 1: DEFINE – Xác định - Giai đoạn xác định mục tiêu dự án
• Bước 2: MEASURE – Đo lường - Tập trung vào các cố gắng cải tiến bằng thu thập các thông tin trên thực tế
• Bước 3: ANALYZE – Phân tích - Giai đoạn phân tích, xác định nguyên nhân gốc rễ và các giải pháp cải tiến 
• Bước 4: IMPROVE - Cải tiến - Thiết kế, thử nghiệm, và triển khai các giải pháp theo các nguyên nhân chính
• Bước 5: CONTROL – Kiểm tra - Giai đoạn duy trì và kiểm soát

Mô hình Lean Six Sigma là mô hình phổ biến bất cứ doanh nghiệp nào cũng nên áp dụng. Mô hình đã được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp lớn trên toàn thế giới nhờ vào lợi ích mà nó mang lại. Nếu doanh nghiệp bạn cũng có mong muốn với việc áp dụng Lean Six Sigma. Đừng ngần ngại mà liên hệ ngay với John&Partners để có thể nhận ngay tư vấn chính xác hoặc tham gia lớp học Lean Six Sigma đạt chuẩn ASQ.